Đại bóng đá số

Tại sao tôi phải có lịch bóng đá số duy trì? Hãy thảo luận

Được gửi bởi Cailin Riley

Lịch bóng đá số lưu giữ tài liệu hoạt động như một bản đồ đường pháp lý của một tổ chức để giữ lại và phá hủy hồ sơ. Nói cách khác, nó xác định rõ ràng những tài liệu, cả định dạng kỹ thuật số và giấy, cần được duy trì và trong bao lâu.

Nếu bạn cần biết những gì phân loại dưới dạng bản ghi, vui lòng xem lạippm 3090.

Chính sách duy trì cũng giúp đảm bảo rằng bóng đá số doanh nghiệp tuân thủ luật pháp tiểu bang và liên bang.

Đây là sáu lý do tại sao bạn nên xem xét việc tạo chính sách lưu giữ bóng đá số liệu:

• Giảm lộn xộn: Quá nhiều sự lộn xộn ở nơi làm việc có thể làm giảm năng suất và tăng căng thẳng của nhân viên. Khi bạn tổ chức thông tin của mình, bạn chỉ lưu những gì thực sự hữu ích. Một chính sách lưu giữ tài liệu cũng giúp bóng đá số doanh nghiệp giảm dấu chân và chi phí bất động sản tại chỗ và ngoại vi của họ. Tương tự như vậy, chính sách tương tự có thể giúp giảm dấu chân kỹ thuật số của bạn.
• Tăng hiệu quả: Hồ sơ giữ lại quá mức hoặc phá hủy chúng quá sớm có thể dẫn đến nhiều vấn đề pháp lý. Một chính sách lưu giữ tài liệu sẽ chi tiết cách tổ chức bóng đá số tài liệu để lưu trữ, truy xuất và lưu giữ hồ sơ, làm cho việc định vị và truy xuất hồ sơ dễ dàng hơn nhiều.
• Viết hoa cho tiết kiệm chi phí: Có bóng đá số chi phí liên quan đến việc duy trì bóng đá số hồ sơ không cần thiết. Nhân viên lãng phí thời gian và tiền bạc tìm kiếm tài liệu, và có chi phí lưu trữ cho không gian văn phòng, tủ hồ sơ, ổ cứng và lưu trữ đám mây.
• Tuân thủ bóng đá số quy định tuân thủ: Không tuân thủ luật riêng tư của tiểu bang và liên bang bằng cách phá hủy hoặc không duy trì hồ sơ trước khi kết thúc thời gian lưu giữ bắt buộc có thể dẫn đến hình phạt. Chính sách lưu giữ tài liệu của bạn sẽ phản ánh tất cả bóng đá số quy tắc tuân thủ có liên quan và bóng đá số quy định khác.
• Kiểm soát quản lý và truy cập: Một số luật, chẳng hạn như Đạo luật về trách nhiệm và trách nhiệm bảo hiểm y tế, hoặc HIPAA, hoặc Đạo luật bảo mật quyền giáo dục gia đình, hoặc FERPA, có bóng đá số điều khoản cụ thể cho ai có thể truy cập thông tin và cách sử dụng. Nói chung, thông tin chỉ nên được cung cấp trên cơ sở cần biết.
• Cải thiện bảo mật và bảo vệ dữ liệu: Một trong những thành phần có giá trị nhất của bất kỳ lịch trình lưu giữ tài liệu nào là phá hủy. Một tổ chức nên cắt giảm và xóa bất kỳ hồ sơ nào có chứa thông tin bí mật, cá nhân hoặc tài chính khi cần thiết. Ngoài ra, việc tổ chức bóng đá số tài liệu của bạn theo lịch trình sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả bóng đá số tài liệu nhạy cảm được lưu trữ an toàn.

Ngoài ra, Covid-19 đã khiến mọi người thích nghi với việc làm việc tại nhà và bóng đá số tổ chức bắt buộc phải tìm bóng đá số giải pháp kỹ thuật số để tiếp tục hoạt động. Điều này bao gồm số hóa thư đến, quét tủ nộp và lưu trữ bóng đá số tài liệu này trên đám mây. Do đó, lịch trình lưu giữ tài liệu sẽ quan trọng hơn bao giờ hết trong một thế giới hậu hiện đại-19.

Nếu bạn có câu hỏi về lịch bóng đá số lưu giữ, vui lòng liên hệ với Ryan Leimkuehler tạirleimkue@bóng đá sốedu. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về Quản lý thông tin hồ sơ bóng đá số Đại họcTrang web quản lý thông tin ghi lại.